Att säkerställa en balans mellan krav och resurser är avgörande för en hälsosam arbetsmiljö. När arbetskraven under lång tid överstiger de resurser som finns att tillgå kan det leda till ohälsa, sänkt produktivitet och minskad trivsel på arbetsplatsen. Med hjälp av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) kan du som arbetsgivare effektivt förebygga risker och skapa en utvecklande och hållbar arbetsmiljö.
Vad är ohälsosam arbetsbelastning?
En ohälsosam arbetsbelastning kan uppstå när det råder en obalans mellan krav och resurser. Det handlar inte bara om arbetsmängden utan också om faktorer som otydliga förväntningar, komplexa arbetsuppgifter och brist på stöd.
Exempel på arbetsrelaterade krav:
- Otydliga eller motstridiga förväntningar
- Risker för hot och våld
- Krävande möten med kunder, klienter eller anhöriga
- Komplicerade IT-system
- Ständiga organisatoriska förändringar
Exempel på bristande resurser:
- Avsaknad av stöd från chefer eller kollegor
- Bristande kompetens eller otillräckliga tekniska hjälpmedel
- Otillräckligt med tid och personal
- Oklara befogenheter
Fyra steg för att hantera arbetsbelastning
1. Undersök arbetsbelastningen
Det första steget är att identifiera riskerna. Planera och genomför regelbundna undersökningar för att fånga upp signaler på ohälsosam belastning i tid. Exempel på undersökningsmetoder är:
- Medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar
- Anonyma medarbetarundersökningar
- Analys av avvikelser, sjukskrivningar och annan dokumentation
Var noga med att undersöka skillnader mellan olika grupper och arbetsroller. Kvinnor och män, till exempel, kan påverkas på olika sätt beroende på arbetsfördelning och förväntningar.
2. Bedöm riskerna
När du samlat in data är nästa steg att bedöma hur allvarliga riskerna är. Ställ dig två frågor:
- Kan riskerna få svåra konsekvenser?
- Är det sannolikt att de inträffar?
Bedöm även hur länge obalansen har pågått och vilka konsekvenser den redan fått, både för personalen och verksamheten. Vanliga konsekvenser inkluderar stressrelaterade hälsoproblem, konflikter och hög personalomsättning.
3. Vidta åtgärder
Baserat på riskbedömningen är det dags att genomföra åtgärder. Målet är att antingen minska kraven eller stärka resurserna. Exempel på åtgärder kan vara:
- Tydligare arbetsbeskrivningar och prioriteringar
- Tillförsel av fler resurser, som personal eller teknisk utrustning
- Förbättrad utbildning och kompetensutveckling
Dokumentera åtgärderna i en handlingsplan och säkerställ att den är känd och accepterad i hela organisationen.
4. Följ upp åtgärderna
För att säkerställa att åtgärderna haft effekt behöver du följa upp dem systematiskt. Skapa rutiner för hur och när uppföljningen ska ske. Utvärdera vilka effekter åtgärderna haft och justera planen vid behov. Tänk på att felriktade åtgärder kan förvärra problemen genom att skapa nya belastningar på andra delar av organisationen.
Checklista för framgångsrikt arbetsmiljöarbete
För att lyckas med att hantera arbetsbelastning är det viktigt att följa upp och justera insatser löpande. Här är några frågor att använda som stöd:
- Har alla grupper på arbetsplatsen inkluderats i undersökningarna?
- Är riskerna tydligt identifierade och prioriterade?
- Är handlingsplanen känd och accepterad av medarbetarna?
- Har åtgärderna lett till en märkbar förbättring?
